Formation - Construire et piloter son système qualiopi en co-construction
| Durée : | 28 heures |
| Format: | Présentiel / Distanciel (Teams) / Mixte. |
Présentation
Objectif de la formation
- Comprendre les obligations de base liées à la création et à la mise en conformité d’un organisme de formation.
- Structurer le premier programme de formation et les pièces nécessaires au dossier NDA.
- Construire les procédures, formulaires, tableaux de suivi et preuves nécessaires à la démarche Qualiopi.
- Savoir utiliser les outils qualité produits dans le cadre de l’accompagnement.
- Préparer l’audit Qualiopi par la présentation de son organisation, de ses pratiques et de ses preuves.
- Identifier les actions correctives à mettre en oeuvre avant, pendant ou après l’audit.
Compétences visées de la formation
- C1 : Diagnostiquer la cohérence juridique, administrative et pédagogique du projet de formation.
- C2 : Structurer un premier programme de formation et les documents nécessaires au dépôt du NDA.
- C3 : Construire un système documentaire Qualiopi adapté à l’activité réelle de l’organisme.
- C4 : Mettre en oeuvre les procédures et produire les preuves attendues lors de l’audit.
- C5 : Piloter le suivi des bénéficiaires, des évaluations, des réclamations et de l’amélioration continue.
- C6 : Présenter son système qualité à l’auditeur et traiter les éventuelles demandes complémentaires.
Pour qui
- Porteurs de projet souhaitant créer ou structurer un organisme de formation
- Dirigeants d’organisme de formation nouvellement créé
- Responsables pédagogiques ou futurs référents qualité
- Travailleurs indépendants devant préparer le NDA et Qualiopi
Prérequis
- Avoir un projet de formation identifié ou une première offre à structurer
- Être disponible pour les rendez-vous de travail et les actions à réaliser entre les séances
- Fournir les informations administratives, pédagogiques et commerciales nécessaires
- Disposer d’un ordinateur, de Microsoft Teams et d’une connexion internet stable
Rôle du client dans la co-construction
- Participer aux rendez-vous de travail et valider les orientations proposées.
- Fournir les documents, informations et éléments nécessaires au NDA et au système qualité.
- Adapter les contenus pédagogiques relevant de son expertise métier.
- Utiliser les procédures créées et réaliser les actions générant les preuves d’audit.
- Préparer sa présentation orale du système qualité en vue de l’audit.
Programme
1. Diagnostic initial du projet de formation
- Analyse du projet, du public visé, de l’offre envisagée et du positionnement commercial.
- Vérification de la cohérence juridique, administrative et pédagogique du projet.
- Identification des pièces nécessaires au lancement de la mission.
- Construction du plan d’action partagé entre le consultant et la cliente.
2. Constitution du dossier NDA
- Structuration du premier programme de formation : objectifs, public, prérequis, durée, modalités et évaluations.
- Préparation des conventions, contrats, documents administratifs et pièces justificatives.
- Organisation des informations nécessaires au dépôt sur Mon Activité Formation.
- Suivi des demandes complémentaires éventuelles liées au dossier NDA.
3. Construction du système Qualiopi
- Présentation opérationnelle des 7 critères Qualiopi et de leur logique d’audit.
- Création des procédures : information du public, analyse du besoin, adaptation, suivi, évaluations, réclamations, handicap, veille, sous-traitance.
- Création des formulaires et modèles : questionnaires, émargements, conventions, convocations, attestations, bilans, tableaux de suivi.
- Organisation des preuves d’audit dans une arborescence claire et facilement présentable.
4. Appropriation des outils et production des preuves
- Prise en main des tableaux de suivi : bénéficiaires, satisfaction, réclamations, veille, compétences, actions d’amélioration.
- Réalisation guidée des premières preuves : analyse du besoin, positionnement, adaptations, évaluations, bilans et suivi post-formation.
- Clarification de ce qui relève du consultant et de ce qui relève de l’expertise métier de la cliente.
- Vérification progressive de la cohérence entre les documents, les pratiques et les preuves.
5. Préparation à l’audit Qualiopi
- Audit blanc documentaire sur les critères et indicateurs applicables.
- Simulation des questions auditeur et entraînement à la présentation orale.
- Vérification des preuves, identification des écarts et priorisation des corrections.
- Plan d’action final avant audit : responsabilités, échéances et preuves manquantes.
6. Assistance certification et traitement des demandes complémentaires
- Préparation des réponses aux demandes complémentaires éventuelles.
- Organisation des éléments de preuve à transmettre ou à présenter.
- Accompagnement en cas de non-conformités : analyse, plan d’action, corrections et preuves associées.
- Formalisation des actions d’amélioration à maintenir après l’audit.
Modalités et délais d'accès
Activité
Action formation
Formateur
Jean-jacques BERNARD
Prix
Intégré à la mission d’accompagnement Qualiopi ou sur devis selon périmètre
Accessibilité handicap
Oui sous certains conditions (voir RPH)
Durée
28 heures adaptables, réparties sur une mission moyenne de 2 à 3 mois
Délai d'accès
Après entretien de cadrage et signature de la lettre de mission.
Modalité d'accès
Diagnostic initial, entretien téléphonique ou visioconférence.
Nombres de participants
Accompagnement individuel : 1 à 2 personnes côté client.
Date de la prochaine session
À définir selon calendrier de mission.
Lieux
Présentiel / Distanciel (Teams) / Mixte.
Suivi et évaluation
• Feuilles de présence ou comptes rendus de séances.
• Questions orales ou écrites permettant de vérifier la compréhension des exigences NDA et Qualiopi.
• Mises en situation : compléter une procédure, renseigner un tableau de suivi, préparer une preuve d’audit.
• Cas pratique : constitution d’un mini-dossier de preuves sur une prestation de formation.
• Audit blanc documentaire et simulation d’entretien avec l’auditeur.
• Évaluation finale : présentation par la cliente de son organisation qualité, de ses procédures et de ses preuves.
Ressources techniques et pédagogiques
• Rendez-vous de travail en présentiel ou en visioconférence Teams.
• Supports méthodologiques projetés et remis à la cliente.
• Modèles de procédures, formulaires, tableaux de suivi, trames d’e-mails et check-lists d’audit.
• Études de cas appliquées directement au projet de la cliente.
• Espace partagé de dépôt et d’organisation des documents, si mis en place dans la mission.
• Corrections, retours individualisés et plan d’action actualisé tout au long de l’accompagnement.
Certification
• Cette formation-action n’est pas une préparation certifiante au RS7508.
• Elle vise l’appropriation opérationnelle du système qualité et la préparation à l’audit Qualiopi dans le cadre de la mission d’accompagnement.
• La certification Qualiopi est délivrée uniquement par un organisme certificateur indépendant, selon ses propres modalités d’audit.
• Une attestation de formation peut être remise à l’issue du parcours.
Prestations non incluses dans la formation-action
• Rédaction complète des supports de cours métier, livrets stagiaires, diaporamas pédagogiques ou exercices techniques relevant de l’expertise de la cliente.
• Recherche de stagiaires, prospection commerciale ou gestion commerciale courante.
• Création complète du site internet, hébergement web et frais techniques externes.
• Frais de certification Qualiopi, frais d’audit, certificateur ou cabinet indépendant.
• Déplacements physiques éventuels, sauf accord et devis séparé.
Taux de complétion visé : 100%
Taux de mis en application : 95%
